团队知识库怎么设置问题

编辑导语：对于团队产品知识库产品，想必大家都不陌生，但是很少有人能够系统地去管理自己的知识。因此，作者思考了关于团队知识管理的四个问题，并对市场上的知识库产品进行了比对，与大家分享，希望对大家有所帮助。

知识管理相信大家并不陌生，但我在身边简单调研一圈之后发现，大部分人没有系统的去管理自己的知识。在工作之余的阅读过程中，我接触到卢曼的卡片笔记法，接触到obsidian、Notion，并且尝试构建自己的知识外脑。

个人知识管理我们后面可以单独有一篇文章详细阐述。今天想聊一下团队知识管理，在经历了很多次找历史资料找不到的痛苦之后，我决心要打造一个团队共有的知识库系统。一方面提升团队效率，一方面避免重复工作。

为此，我主要思考了四个问题，并且比对了市场上知识库产品，和大家分享一下，供大家参考。

一、团队知识管理是什么样的市场？

团队知识管理这一概念很少单独拎出来说，目前团队知识管理经常和文档管理产品、协同办公产品耦合在一起。由于很难找到纯粹知识管理的行业报告，我们可以看一下市场上的文档管理赛道的玩家。

文档管理产品图谱，图源：甲子光年

这份甲子的报告里并不完全全面。除了上面列举的部分文档管理产品可以划在知识管理产品范围内，还有包括一些新晋的知名玩家，比如钉钉文档的团队空间、飞书文档的知识库、海外的知名产品Notion、Confluence等。

知识库产品百度指数

我们可以看一下百度指数，知识库这个概念非常少有人索引，而在知识库产品里，石墨文档相对热度最高。

我们可以粗略的统计一下知识管理的市场。根据艾瑞咨询的研究报告，2020年国内协同办公市场是440亿元，一直以来爆火的短视频去年国内市场规模是1300亿左右，这样对比大家可以感受一下协同办公的市场具体有多大。

而协同办公产品包含：文档协同、企业网盘、项目协同、会议系统、OA协同平台等等。知识管理只是协同办公的非常小一部分的市场。这样我们能进一步感受到知识管理的市场规模其实真的不大。

二、为什么大部分用户意识到知识管理重要，但管理知识很困难

客户通常都知道知识管理很重要，但只有在他们遇到：明知道某个历史档案能解决他们眼前问题，但就是找不到这个资料的时候。他们才会对整理团队知识有更感性的认识，或者说更痛的领悟。

我看下来管理知识困难主要有几点原因：

首先，知识的创造困难。

创造知识的过程是反人性的，这是不能看到即时反馈的一件事。大部分团队成员不爱写总结文档，工作也许可以干的很漂亮，但留下的东西非常的少。因为从工作的角度，项目交付完了，客户或者用户满意了，在团队成员心里就算了事了，文档整理工作在他们心里属于分外之事。

其次，知识的维护困难。

维护团队资料的过程是对抗熵增的过程。熵增指的是：在一个封闭空间内，事物会走向混乱和无序，并且不可逆。就比如一个仓库如果没有人管理，一定会越来越乱。

团队知识库也是一样。传统的文档管理流于表面，企业也许会有自己的资料库，但很可能“XX项目文档”文件夹下完全就是空的。按项目管理知识里的说法，就是没有维护好组织过程资产。

知乎上经典好文里经常出现这样一句评论：躺在我的收藏夹里吃灰去吧。大家看到好东西，第一反应会把他们收集起来，但维护和利用就非常少了。

最后，知识的快速查找和调用困难。

当知识库内容不全，陈旧无效，搜索的结果不精准，无法导出转发，这些都会极大打击我们使用知识库的热情。我们发现知识库存在但无法提升我们的工作效率时，这个知识库基本就算失败了。

三、理想的知识库产品需要哪些能力

市场上的知识库产品，能不能帮助团队管理好知识呢？

我选择几种知识库产品，从6个功能维度去对比市场上的知识库产品。我认为好的知识库产品这六方面都需要相对出色：工具、模板、协同、安全、搜索、导出。

• 工具、模板两个方面解决知识的创造困难；
• 协同、安全两个方面解决知识的维护苦难；
• 搜索、导出两个方面解决知识的应用困难。

1. 工具篇

我们前面说了，创造知识困难。作为团队知识库，首先要解决的是内容的输入。内容的来源有两种：即时创造和外部迁移。

即时创造面向的是新知识。主要考量的是知识库产品编辑器能力。如果能让用户更简单便捷的编辑文字，编辑器工具属性能让用户感觉到爽的话，无疑是会提升用户的创造意愿的。

外部迁移指的是陈旧知识或者历史资料。主要是能支持历史数据的迁移进入知识库。

（1）页面布局

钉钉的编辑器和传统的word编辑器布局类似，功能区出现在编辑器上方，由于大部分人都长期使用微软的Word，这种布局符合用户习惯。

图中绿色部分可以看到钉钉的文档支持部分的块状编辑。块状编辑最大的好处是结构的灵活，便于用户调整文档前后文结构。

钉钉可能是为了满足不同用户编辑体验，在功能栏右侧设计了缩进按钮，缩进之后保留核心功能在功能栏，这样可以营造更简洁的页面。

钉钉文档

如果说简洁画风，石墨文档可以单独拿出来。石墨的整体页面简约直接，按钮加了阴影，整体是灰色系的性冷淡风。支持创建传统文档和文档。石墨文档页面看下来让人觉得舒适，中间的功能栏没有影响到整体的整洁简约的体验。

石墨文档

而飞书、Notion、Confluence的布局就脱离了微软系的画风。特别是作为口碑非常好的Notion，几乎是一个全新的编辑界面。Notion是非常明显的块状编辑，所有的板块依托块状组件化呈现，同时页面风格灵动，和目前大部分文档产品截然不同。

Notion

飞书和Notion一样完全支持块状编辑，而Confluence并未使用块状编辑。页面布局的创新可以给用户带来新鲜感，但对于习惯了微软Word的用户来说，也许会反而有一些阻碍。

百度俞军说过，产品价值 = （新体验 – 旧体验） – 替换成本。编辑器页面作为最直观的窗口，这部分的颠覆一定会带来较高的替换成本。

Confluence

飞书输入方式石墨文档和钉钉将整个功能区列在主屏上方，无疑是能让用户所见即所得的处理文档。

我们一系列常用的标题、对齐、插入、字体选择等功能可以一键触达，同时也支持Markdown编辑输入。他们的做法是，同时支持传统文档和新式文档。传统文档的输入和微软Word的输入方式保持一致，新式文档的输入则是块状编辑加上支持Markdown输入。

而对于Notion、Confluence、飞书这几款产品，编辑页面会做更简洁，但非常依赖Markdown编辑，这就需要用户去熟悉Markdown的编辑语法。

对于程序员群体来说，相信这是一个他们非常热爱的输入方式，但是对于大部分用户来说，相信这还是一个相对新的概念。

Markdown输入最大的好处就在于，你在码字编辑文档的时候，不需要移开右手去点击鼠标。毫无疑问这可以提升输入效率，但是提高了准入门槛。

插入功能插入这个功能，同样是每个产品都引入的。我们可以非常直观的对比各家的优劣。

通常我们在word编辑器里常用的是插入图片、表格。新一代的知识管理产品在插入功能上做的都很好，比如钉钉除了支持常规的图片、表格，还支持脑图、原型图、代码块等等。

（2）外部文件导入

在知识库管理的过程中，我们一定会存在一些老文档需要入库。

Notion目前支持12种类型文件，其中包括竞争对手印象笔记和Confluence。

石墨文档和飞书支持本地文件夹上传，简单粗暴，看起来很好用，但本质是起到网盘的作用，并不利于用户管理。

而钉钉目前仅支持word和excel的导入，以及文件夹打包上传，Confluence只支持word和google文档。对于工具部分，我们用一个表格总结一下。

单从产品编辑的能力上看，目前钉钉的文档编辑能力页面最接近office用户的使用习惯，基本能满足图片、原型图、设计稿、脑图、表格等常用功能的插入，同时也兼顾Markdown的编辑方式。

但从外部导入文件的能力依然需要继续提升，目前支持Word和Excel文件导入，以及支持文件夹打包上传。

飞书走的路线是依赖Markdown编辑方式，这对于从Office用户引流可能会有一些困难，并且对外部导入文件的能力也需要提升，飞书支持的是文件和文件夹上传，这种方式非常便捷。

但从知识管理的角度看只完成了其中的收集功能，知识管理除了收集应该还有科学命名，文件筛选入库等等功能需要设计。

石墨文档和Confluence的编辑体验和阅读体验很好，基础的编辑功能很完善，但在功能创新方面还略显不足，同时在文件导入方面都需要进行提升。

Notion在产品编辑能力这一项上综合看相对完善，无论是编辑能力还是迁移导入的能力都很优秀，对于习惯使用块状编辑和Markdown输入的用户，Notion可以说领先其他产品半个身位。

2. 模板篇

为了帮助用户更好的创造知识，除了有满足用户体验的设计器产品，我期待的是还需要有加速用户创作的文档模板，并且模板质量要高。目前模板功能也是各家都有的，我们对比来看。

飞书和钉钉的产品模板分为两部分：知识库模板和文档模板。

钉钉模板

两个产品支持创建不同属性的团队空间或者知识库，并且团队空间里为用户整理好了对应模板，除此之外，二者支持新建文档时候以模板的形式创建。

值得一提的是，飞书的模板能支持类似Airtable的多维表格，这和他的块状编辑能力密不可分，这样一来飞书模板的灵活性会更大。石墨文档、Notion和Confluence只支持文档模板创建。

Confluence模板

Notion模板

在模板这一层面，各家产品看下来基本都能满足用户需求。

飞书和钉钉的知识库空间模板的预整理能让用户更好的上手。而Notion和Confluence在模板的处理上会有更多的灵活度。特别是Notion对Airtable的集成，能让用户在一个文档上玩出很多花样。

3. 协同篇

到了协同层面，我们考虑的是团队成员如何更好的维护知识库，这一点上协同办公平台具有天然优势。

协同主要分为两步：

第一步是组建知识库团队。

在第一步，钉钉和飞书就凭借办公产品的属性跑在前面，这两者可以直接打通内部团队通讯录，简单便捷的把知识库团队成员组建好。而Notion、Confluence、石墨则是需要通过邮件邀请其他人加入团队。

第二步是知识库团队共同维护知识库。

比如，知识库内容的删改都被记录，支持评论互动等。这样能更好的让大家参与到知识库的建设中。

钉钉支持知识库内@团队成员，支持段落和划线评论，同时能够把钉钉内部群聊链接导入到知识库文档里。这在一部分飞书和钉钉二者的功能类似。

关于这部分功能，目前二者都只是加了群链接的跳转。而我相信更有沉淀价值的可能是群聊里的某段聊天记录。目前二者在这处理的都有点粗糙。

钉钉额外考虑到的是，在团队空间里能够插入项目进度，这可以及时和项目保持协同联动。而飞书在协同的部分，考虑的是支持插入日程和投票。

Notion、Confluence、石墨文档三者承载的OA功能比较少，基本只能在知识库空间范围内和队友互动。

但是不代表这些产品没有考虑协同的问题，Notion和Confluence能够进入Slack生态，Slack是目前和微软Teams竞争的办公产品，在全球有非常不错的用户基础。Notion和Confluence能够依托Slack弥补协同的短板。

石墨文档同样集成在钉钉生态，能够从钉钉生态直接访问，也也加强了石墨文档的协同能力。

但总体来说飞书和钉钉，依托用户数和OA系统，形成相对完善的产品矩阵，能够更大价值的发挥协同作用。而Notion、石墨文档、Confluence在知识库的特性上更纯粹，协同能力会稍弱一些。

4. 安全篇

对于文档安全方面，我考虑的是知识库内容的创建、查阅、转发需要有权限系统进行约束。一方面能保证团队信息安全，一方面能更好的保证知识库内容的质量。

Notion和Confluence的安全模块作为付费内容没有办法体验，可以看到产品设计也是考虑了文档安全因素的。而石墨文档在知识安全上考虑并不是很完全，仅支持空间权限设置，这也是石墨文档需要提升的。

钉钉和飞书同为协同办公产品，在安全能力上是优于纯知识库产品的。目前飞书限制导出、打印、创建副本和复制。钉钉支持访客水印、限制复制、私密文档、权限继承等。二者都在文档安全上有自己的思考。

关于安全这部分，Notion、Confluence和石墨文档都需要再深入思考一下。

5. 搜索篇

对搜索部分的期待主要就是搜的准，支持自定义的搜索。毫无疑问搜索能够帮助用户更好的使用知识库。

这里我们就要说一下为什么不要用PC本地做知识管理，因为文档内部的内容是完全无法检索到的，这样的检索能力相对就弱很多了。而目前知识库产品大部分是可以同时检索标题和内容的。

飞书搜索

钉钉搜索

石墨文档搜索

Notion搜索

Confluence搜索

可以看到知识库产品对于空间内文档搜索能力不错。而且搜索精度也能满足使用需求。

在搜索的筛选规则上，石墨文档、飞书、Noiton、Confluence都支持更为细节的筛选，比如根据创建时间、文档类型、修改时间等进行搜索。

目前钉钉团队空间的搜索准确度很高，筛选规则的功能设计偏少。而让人感觉不一样的地方是，针对文档索引，钉钉采用了其他产品没有的首页辅助脑图架构的方式管理文档，以便用户更快索引和知识记忆。

在新建知识库的过程中，知识库会自动生成知识库首页，知识库文件的标题名会自动生成思维导图出现在首页里。同时给脑图加了跳转链接，这个设计很独特。

钉钉团队空间首页

6. 导出篇

最后一个环节，导出。知识库的文档经常会碰到需要导出转发的场景，比如导出一份合同去签署，如果导出的类型受限，导出的格式混乱的话，这肯定是不能接受的。

• 目前Confluence支持整个空间打包导出和单个文档的分享；
• Notion支持Markdown&CSV、PDF、HTML三种格式的导出；
• 钉钉支持Word、PDF、长图等文件格式导出；
• 飞书仅支持PDF和Word格式文件导出；
• 石墨文档支持Word、Markdown、PDF、JPG的格式导出。

从导出这一功能看，能够导出PDF和Word这两类常见文件，产品基本就合格了。目前知识库产品都能基本满足需求。

7. 小结篇

我们在各家产品综合能力上做一个总结。

钉钉的团队空间产品形态兼顾创新和兼容，更符合微软Office用户的编辑习惯，这样带来的好处是能够更平滑的将用户从微软Office引流。

其次，钉钉的办公工具属性可以与知识管理更好地融合，以文档为核心天然形成知识库，钉钉的团队空间能减小协同的障碍，日常聊天记录里的工作文档，可以快速的转入团队空间进行管理。

并且钉钉团队空间对知识库内知识安全考虑的更为细致，能够让人放心的保证团队知识的私密性。作为目前在线组织数最多的办公产品，可以感受得到钉钉在协同办公上的深厚积累，对知识库建设来说是强大助力，对于其他产品来说也是不小的压力。

Notion是可玩性非常高的产品，all-in-one的理念也圈粉不少用户。Notion的块状编辑和丰富的插入组件俨然是很多同类产品模仿的对象，可拖拽的块状编辑让页面非常的灵动，支持Airtable式的表格插入更是为产品拓展了表格能力。

但是用好Notion是需要一定极客精神的，Notion更像是少数派的效率工具，而不是普适的文档管理工具。纯粹地把Notion当成Word用会让人觉得非常浪费这个产品。

而Notion非常依赖Slack补充他的协同能力，这就需要Notion和Slack同时非常优秀，才有更大的竞争力。

目前Notion只支持英文和韩文，网上有一些非官方汉化方式，在一些语言细节处理上还有一些问题。Notion如果完全汉化，并且做好教程，绑定协同办公平台的话，对本土的文档、知识库产品一定会带来较大冲击。

飞书的知识库在编辑上依赖Markdown编辑，并且有一些块状设计和Notion是趋同的，可以看到产品设计的过程是想要改变用户输入习惯的。

出身于办公系统的飞书知识库，在安全性上做了一定的考虑，而在知识库搜索功能上，飞书看起来考虑的也很深入。对于钉钉和飞书这两个协同办公产品来说，自成生态的建设知识库一定是最简单高效的。

然而，和Notion一样，全英文模板绝对会把一大部分人挡在门外。然后网页打开时间较长，这也是一个不利因素。

石墨文档的页面风格是让人蛮喜欢的，当然这个相对主观，也不保证会不会时间长看了觉得略微单调。

从产品实用性来说，石墨文档一直稳扎稳打有着比较好的应用基础。对于视频、地图的直接集成可以极大的提升阅读体验，让人惊喜的一键回溯功能可以做好版本管理，不得不说石墨文档在产品细节上是花了心思的，百度指数相对最高也说明了石墨文档产品口碑。但插入的组件类型不足，会让人稍感缺憾。

四、怎么利用好团队知识库产品？

创建团队空间，管理团队知识库在我眼里是很重要的一件事，也是一件难而正确的事。我们要怎么才能在内部用好知识库产品。

1. 选择最适合自己团队的产品

我们在前面介绍了各家产品能力，如果团队成员都很Geek，对新鲜事物有探索的好奇心，可以考虑使用Notion。

如果团队成员更稳健一些，并且已经在公司内部使用了钉钉、飞书这类产品，毫无疑问，用钉钉的团队空间和飞书的知识库更合适。

如果对知识管理和协同办公的交集很小的话，石墨文档和confluence作为非常专业的知识库产品也是很好的选择。

Notion和Confluence是海外的产品，使用这二者的话需要考虑语言差异的问题。

同时，在选择的时候也需要考虑产品费用，目前notion、石墨文档、Cofluence对于一定人数规模的团队是会收费的。而钉钉和飞书的使用成本更低一些。

2. 激励团队创造维护团队知识库

我们都知道，让员工在工作之余进行文档总结，创造整理是一件非常反人性的事情，是对抗熵增这一自然规律的事情。那么打破熵增的办法是什么？那就是打破封闭空间。引入外部激励。

我们可以建立一套机制，鼓励团队成员维护知识库。比如建立一套积分机制，新建一篇文章获取一定积分，为其他人文章评论、点赞、举报获取一定积分，文章阅读量、点赞量达到一定数值获取一定积分。最后用积分作为考核标准，获得额外的奖励。这个奖励最好不要和工资挂钩，很容易被喷卷。

这里只是一个建议，所有的机制都应该是为了让团队成员注重知识管理，培养知识管理的习惯。

五、最后

团队管理在团队初期是一件附加值很低的事情，很多团队选择不关心。这就很像团队文化一样，一家企业在创业初期都是野蛮生长，基本没人会关心企业文化，也不会关心团队知识沉淀。而当公司快速发展具备一定规模时，还能凝聚大家在一起往前走的，一定是企业文化。

我们会说阿里人、华为人、腾讯人，这个标签贴完，你会自然对这个群体有一种固化的认知，这就是梁宁说的集体人格，背后本质是企业文化的引导。同样，团队发展到一定规模，没有谁会继续无视团队知识管理。

而无论协同办公产品钉钉、飞书，还是面向未来的工具Notion，亦或是专业的知识库Confluence。在知识管理上只能做到“术”的帮助，而真正管理好知识更需要“道”和“法”的引导和规范。

希望这边文章对你有帮助，下一次我们再聊一下个人知识管理，也聊一聊知识管理的“道”和“法”。

#专栏作家#

忙里偷贤，公众号：忙里偷贤，人人都是产品经理专栏作家。B端产品，低代码玩家，工具类产品思考者。热爱分享，务实的理想主义者。

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